Caer en la dispersión significa que nuestra mente atiende diversos requerimientos en el día sin una ruta preestablecida e incursiona en muchos caminos sin llegar a ningún lado. O lo que es parecido, la dispersión es el fenómeno de hacer cosas de acuerdo a lo que va emergiendo sin la voluntad necesaria de discernir respecto a lo que voy a hacer y a lo que definitivamente no haré. La dispersión nos puede invadir por muchos frentes, de los cuales enumeramos algunos:
Teléfono: al responder inmediatamente las alertas de nuestro teléfonos, las llegadas de nuestros correos y mensajes de whatsapp sin importar con quién esté y en que estoy.
Computador: elegir navegar, ver nuestras redes sociales puede ser una actividad muy estimulante pero que sigue ocupando nuestra atención sin atender lo que esta en nuestra lista de tareas.
Reuniones: gastar más del 50% conversando de otros asuntos no vinculados al problema o proyecto que dijimos que conversaríamos, sin avanzar en los objetivos o propósitos del encuentro.
Escritorio: al abordar un asunto surgen las interrupciones de compañeros o las preocupaciones que invaden nuestra mente sin terminar lo agendado.
El costo de la dispersión se llama ineficiencia. Pues significa usar una gran cantidad de tiempo y energía excesivo para lograr un objetivo, . Quedar en incumplimiento en nuestros compromisos con terceras personas o perder credibilidad dada reiteradas fallas de cumplimiento.
La dispersión nos puede falsear la conciencia al creer que hemos hecho mucho, porque nos hemos movido durante todo el día. Sin embargo, si nuestras actividades no están vinculadas a nuestros objetivos personales o a nuestros compromisos con otros, no generan valor personal ni institucional.
La dispersión nos puede llevar a incrementar significativamente los niveles de estrés y cansancio. Podemos trabajar de muy temprano hasta muy tarde, incluso seguir trabajando los fines de semana y aun así nos faltará tiempo porque hay más por hacer.
Toma el Control
En la metodología GTD, el primer paso para lograr los propios objetivos con el uso óptimo de los recursos es el control. Y para ello, se requiere una voluntad y disciplina en algunas prácticas para sacar las cosas fuera de la cabeza y generar un sistema confiable que nos ayude en el flujo de trabajo. Estas prácticas son:
Registrar. No se puede pretender tener control de las cosas personales y laborales sin un registro confiable externo de todas las cosa. Esto porque nuestra mente, en su memoria a corto plazo puede retener entre 7 a 9 cosas a la vez. Por lo tanto, si quieres tener presente muchas cosas a la vez, lo más probable es que mantengas trabajando tu mente constantemente para que no olvide lo que quieres hacer y en muchas vas a fallar. Por lo tanto, una buena libreta de apuntes o una aplicación de tu preferencia, u otro sistema es la solución pero registra, registra y registra.
Procesar: Lo segundo es procesar lo que ingresa a tus registros. Se trata de clarificar lo que son esas cosas registradas, sean correos llamados de teléfonos, pedidos de un familiar o un compañero de trabajo, compromisos, ideas para realizar el fin de semana. Frente a cada cosa clarificar si debemos hacer algo o no.
Organizar: al mismo tiempo que vas clarificando vas asignado listas. Pueden ser muchas, las sugeridas por el autor de método, David Allen son cuatro: Próximas acciones, proyectos, en espera, algún día. Otras listas para organizar son: trabajo, personal, familia. Muchas o pocas listas son optativos lo importante es la agilidad para asignar las cosas.
Revisar: Una vez que te has organizado, necesitas revisar de vez en cuando tu sistema para actualizarlo. La lista de próximas acciones bien merecen la pena revisarla diariamente. Y todas tus listas a lo menos una vez a la semana. De este modo, será un sistema actualizado y confiable.
Hacer: Teniendo nuestro sistema actualizado lo que viene es hacer la primera acción de la lista y luego continuar con las siguientes. Ahora bien. Por lo general, nuestro flujo de trabajo no esta sólo alimentado por nuestra lista de tareas. También tenemos bloques de trabajo asignados en nuestro calendario, que muchas veces implica una coordinación con otras personas. Por lo tanto, diariamente al comenzar la mañana es conveniente chequear el calendario con nuestros compromisos y luego revisar nuestras listas de tareas.
Resumiendo, uno de los problemas actuales en la gestión personal es la dispersión, dada la diversidad de requerimientos y estímulos de nuestro estilo de vida. Este problema conlleva a diversos grados de ineficiencia y estrés que erosionan tanto la autoestima como la credibilidad personal. Para esto, el método GTD proporciona un camino de 5 pasos que conducen a tomar el control del actuar personal y laboral respondiendo con serenidad y sin estrés a las preguntas que hacer aquí y ahora.
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