¿Que tal tu semana?
Te propongo unas preguntas de balance de la semana:
- ¿Avance en los diversos frentes en que me he comprometido?
- ¿ He cuidado adecuadamente lo laboral y lo personal?
- ¿Trabajé adecuadamente en mis tareas y proyectos?
También me hago estas preguntas y muchas veces las respuestas me generaban más ansiedad que alegría. Pero después de leer Haz que Funcione de David Allen, las respuestas a estas preguntas cambiaron, pues me di cuenta que muchos compromisos que tomaba no eran tareas sino proyectos, y que si logro hacer un buen inventario de estos proyectos tanto en lo personal como en lo laboral, las cosas fluyen. Esto produjo un cambio cualitativo en mi estilo de trabajo y ahora puedo saborear mejor los avances de cada semana.
Cuando, no hacía esta revisión semanal y no me daba cuenta de la diferencia entre tareas y proyectos me gane muchos dolores de cabeza. Pues muchas veces creía que estaba trabajando en una tarea cuando en realidad era mucho más que eso. Me disponía a trabajar en algo y no avanzaba o no terminaba porque:
- Necesitaba información que me aportaba otra persona y no la disponía
- No podía comenzar porque debía hacer otras cosas previas.
- La tarea requería tanto tiempo que me resultaba imposible hacerla de una.
- Avanzaba una semana en algo y luego otros temas tomaban mi atención y el proyecto desaparecía de mi radar.
Además, muchas veces mis compromisos en el trabajo los lograba en un 100% y los personales se me perdían de vista y no lograba el 50% de logro. Esto era muy frustrante. Ahora, al darme cuenta cuando algo es un proyecto y no una tarea me significa organizarme de una manera distinta para trabajar. Y hacer una lista de proyectos tanto laborales como personales me permite cuidar adecuadamente mis áreas de responsabilidad.
Veamos de que se tratan los proyectos y como los puedes crear en Todoist.
Proyectos en GTD
Proyectos aquí no son grandes documentos con cartas Gantt, presupuestos y una serie de tecnicismos. Fue David Allen que democratizó el término proyecto en el ámbito de la organización personal y de los grupos de trabajo según el método GTD. Allen define proyecto como cualquier cosa que necesite más de una acción para su logro. Por su parte José Miguel Bolivar define proyecto como el resultado que requiere más de una acción para alcanzarse y que puede completarse en el plazo de un año. Así de simple y así de amplio. Y esto aplica tanto si queremos organizar una vacaciones espectaculares en familia, o hacer una presentación en nuestro trabajo
De esta manera, tener proyectos entre manos es mucho más frecuente de lo que creemos. Y supone un tratamiento distinto de las cosas. Lo fundamental de un proyecto es que siempre ha de tener una próxima acción a realizar para avanzar en la consecución de nuestro resultado esperado.
Proyectos con Todoist
Por lo anterior en Todoist es muy fácil hacer un inventario de todos los resultados a lograr y que requieren de una serie de accionesEn este sentido la redacción de los proyectos es conveniente escribirla como resultado. Veamos un ejemplo. Si el proyecto es hacer una presentación, lo redactaremos como resultado logrado. Por lo tanto, se llamará «presentación para equipo terminada«. Si debo reparar mi automóvil, el proyecto se llamará Automóvil reparado y operativo, por nombrar dos ejemplos. Veamos esto en una captura de pantalla.
Un Índice Semanal
La lista de proyectos sirve como un índice semanal de los diversos compromisos en los cuales hemos decidido avanzar.Por lo anterior no es de extrañar que una persona pueda contar entre 30 a 100 proyectos a los cuales seguirle la pista, tal como señala Allen en.
Una vez que tienes tu índice, la clave de los proyectos es asegurar para cada uno de ellos una próxima acción que la puedas realizar tan pronto sea posible y en el lapso de una semana. Aquí en la imagen de la izquierda te comparto algunos de mis proyectos.
Y tú, ¿cuantos proyectos gestionas en tu semana? Y si tienes proyectos activos ¿cada uno de ellos cuenta con una próxima acción?
Cada semana es una nueva oportunidad. Apóyate en tu organizador Todoist avanza en tus proyectos y llega tan lejos como te lo propongas.
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