“Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo”. (Arquímedes)
Si algún amigo mío estuviese en problemas al sentirse sobrepasado, estresado, cansado y agobiado para responder a sus diversos compromisos, le diría parafraseando a Arquímedes: “comienza por tomar nota y moverás tus cosas hacia el lugar que quieras”.
Distintos modos de abordar el desafío
En ambientes laborales complejos, cambiantes y volátiles no es extraño encontrarse con tensiones, estrés, fallas y errores, que no tienen que ver tanto con la buena voluntad de quienes hacen las cosas, sino con la inteligencia para abordar la marea de cosas que desbordan las posibilidad de tiempo, energía y recursos personales. Por eso, la autogestión es clave. En lugar de tener todo bajo control a “modo de comandante en jefe” en una gran campaña, algunos se activan al “modo bombero”, apagando incendios con diversas cosas que se necesitan resolver aquí y ahora, pero que se activaron mucho tiempo atrás en una reunión, en un llamado telefónico, en un correo electrónico o simplemente en una toma de conciencia personal que no se tomo nota ni se gestionó oportunamente. Pero el escenario aun puede ser peor, pues algunos se activan el “modo quemado” al sentirse impotentes y sin fuerzas frente a los desafíos laborales o personales. Aquí el estrés se hace permanente, cuando la sensación de logro esta ausente y la negación del problema acrecienta la crisis personal.
Evitar las trampas del estrés, incrementar el control de nuestro entono es la clave y esto se puede aprender sin utilizamos los medios adecuados para hacer bien las cosas.
Hacer bien las cosas
Todos estamos de acuerdo en hacer bien nuestro trabajo, ninguna persona sana busca hacer mal las cosas. Cada uno quiere hacer lo correcto y que las cosas ocurran. Buscamos lograr nuestros objetivos, dar los pasos necesarios para llegar al lugar que deseamos. Sin embargo, no todos estamos de acuerdo en cual es la mejor forma para ser efectivos.
La efectividad tiene un método
La solución tiene que ver con el método de gestión de las cosas personales y los compromisos. Este método se llama efectividad personal y tiene que ver con una serie de pasos para mantener bajo control las cosas y darle altura a tu vida. Este método permite crear un sistema de gestión personal confiable vaciando la mente en un sistema confiable externo, sea análogo o digital. Esto porque la mente, tal como dice David Allen, es muy buena para crear ideas pero muy mala para almacenarlas. La mente como sistema de recordatorios interno es limitado. Podemos recordar una, dos, tres y hasta 9 cosas a la vez. Pero pensar que podemos recordar 10, 15 o 20 cosas al mismo tiempo es engañarse.
Hacia una praxis efectiva
El punto de apoyo para sacar de la cabeza las cosas y comenzar a crear un sistema externo confiable es escribir, tomar nota, registrar, capturar. Esto lo podemos aplicar en distintas situaciones. Aquí enumero algunos contextos recurrentes en ambientes laborales en los cuales registrar es la clave para incrementar el control y reducir el estrés:
- Reuniones: Cuando se trabaja en equipo registrar es fundamental. No se trata tan solo de escribir lo conversado, sino de capturar los acuerdos. Se trata de tomar nota sobre los compromisos que he tomado o me han sido asignados. Tomar nota de la fecha de cumplimiento y clarificar al máximo las condiciones de satisfacción del compromiso. Cuantos malos i o frustraciones se evitarían si esto se clarifica. A modo de ejemplo, en nuestro grupo de trabajo tenemos la siguiente máxima: “Lo que no se escribe no existe”. Esto porque somos conscientes que si alguien se compromete con algo y no toma nota es altamente probable que no cumpla, porque al terminar la conversación su atención será copada por múltiples cosas que pueden dejar en el olvido lo conversado. Tomar nota es un acto de gestión por compromisos.
- Correo Electrónico: La bandeja de correo contiene habitualmente muchos mensajes de múltiples temas y que se deben trata de diversas maneras. Al leer un mensaje que conlleva alguna acción que no se puede hacer en el momento, es fundamental registrar esta acción futura para no olvidarla. Para esto, puedes tomar nota en tu libreta sobre el asunto. Ahora bien, si tienes una aplicación para gestionar tareas, puedes reenviar el mensaje al buzón de entrada para gestionarla después. De esto modo en poco tiempo puedes vaciar toda la bandeja de entrada y seguir abordando tus prioridades del día.
- Interrupciones: Resulta casi inevitable perder el foco en una tarea cuando alguien nos interrumpe. Por eso, para volver lo antes posible a la tarea en que se estaba, después de atender al compañero o compañera de trabajo, tomar nota de lo solicitado u ofrecido, nos permite hacernos cargo de la novedad sin abandonar la tarea.
- Llamados Telefónicos: Los llamados telefónicos de trabajo y también los personales, muchas veces merecen el mismo trato de una reunión, porque en el fondo se tratan de encuentros donde puedes surgir pedidos, ofrecimientos, reclamos, declaraciones y compromisos. Tomar nota es un acto de compromiso.
- Ideas: Nuestra conciencia y emocionalidad trabajan constantemente. Estar atento a lo que pasa en nuestro mundo interior es una de las llaves del crecimiento personal. Registrar emociones, ideas, temores, sueños, preocupaciones, para luego retomarlas, se puede transformar en un hábito que desarrolle tu inteligencia emocional de manera silenciosa pero impactante. A modo de ejemplo, en tu libreta de apuntes registra a pie de página tus ideas usando alguna marca. Pueden ser puntos suspensivos, asterisco o el que sea. Con tal que sepas que al revisar estas notas, esto es algo que hay que “rumiar”.
A mover las fronteras de lo posible.
Tomar notas es el punto de apoyo para tu gestión personal. Esto lo puedes hacer en un sistema análogo como una libreta de apuntes o un sistema digital como una aplicación de tareas. Así comenzarás a sacar las cosas de tu cabeza y comenzarás a liberar tu energía para reflexionar, analizar y decidir en lugar de recordar. Pero atento, la mejor libreta de apuntes vale cero si luego no se procesa. Por eso, al termino del día, procesar tus notas y recordatorios. Así comenzarás a organizar tu mundo personal para decidir que vas a hacer y que no vas a hacer. Luego podrás decidir a que objetivos le dedicarás tu atención y cuales quedarán a la espera. Así, tu conciencia estará moviendo las fronteras de lo posible a la hora de hacer una acción que sin tu sistema de registro no sería probable.