Si en la era del conocimiento la concentración es la virtud cardinal, la distracción es uno de los pecados capitales. Las distracciones sacan del camino y alejan de las metas. Las distracciones consumen la atención y energía, haciendo menos eficiente el esfuerzo. Para ser más efectivo la gestión de interrupciones es clave.
¿Tracción o distracción? Esa es la cuestión
La multiplicidad de estímulos reduce nuestra atención y nuestra capacidad de concentración. Borja santos de IE University describe la magnitud del problema al considerar el promedio de horas que dedicamos a los teléfonos móviles y a comprobar el correo electrónico. Por esto, considera que los teléfonos inteligentes son una especie de caballos de Troya que socavan nuestra concentración.
Por otra parte Nir Eyal señala en su libro Indistractable señala que la atención y el enfoque son la materia prima para la creatividad y la productividad, tanto personal como de equipos. En contextos de tantas distracciones externas o internas el controlar la atención para avanzar hacia los propios objetivos es la nueva habilidad del siglo XXI.
Ser consciente de cuáles son estas interrupciones, tanto internas como externas, conocer sus causas y establecer estrategias eficaces para neutralizarlas resulta una habilidad necesaria para todos quienes están comprometidos con grandes objetivos en la vida.
A continuación 10 estrategias para combatir las distracciones internas y externas y desarrollar la habilidad de la concentración.
Estrategias internas
1. Darse cuenta de las emociones.
Estar presente atento a las propias emociones y pensamientos y elegir mantenerse en lo que estás, sin distraerse, es un hábito poderoso que se aprende. Muchas veces, cuando estamos en una actividad que requiere esfuerzo y nos distraemos ya sea con un correo electrónico una notificación de mensajería instantánea y cambiamos de actividad, ocurre que las emociones presentes suelen ser ansiedad, cansancio o aburrimiento. De aquí la importancia de escuchar las emociones para gestionar adecuadamente nuestros tiempos de trabajo profundo.
2. Visibilizar las distracciones.
Nuestros sentidos están constantemente atentos al entorno. Por otra parte, el pensamiento puede anticipar situaciones indeseadas que disparar en nosotros señales de estrés ante pequeños peligros. Todas estas emociones no sacan de la actividad que estamos presente. Para esto una buena estrategia consiste en tomar notas de estos pensamientos o preocupaciones con papel y lápiz. Es más, algunos recomiendan escribir al final de la hoja marcando con un apóstrofe el pensamiento, la preocupación o la tarea por realizar. De este modo, una vez que se termine de hacer lo que se está haciendo se procesará de manera consciente esta distracción.
3. Configurar el entorno.
Para un momento de trabajo profundo configurar el entorno resulta clave. Apagar las notificaciones de los teléfonos del teléfono, cerrar el correo electrónico. Nada de multitarea, solo “monotarea” para hacer un trabajo de calidad.
4. Conocer el propio flujo de trabajo.
Sin lugar a dudas que todos somos distintos y cada uno tiene particularidades respecto a los mejores momentos para hacer un trabajo profundo. Por esto, conocer el propio ritmo personal y el flujo de la propia organización facilita el trabajar de un modo más efectivo. Hay personas que son altamente productivas a primera hora del día y otras en la tarde. Existen organizaciones que a primera hora del día no hay requerimientos y se puede trabajar muy bien de manera focalizada. Por lo tanto, Identificando estos momentos, se puede bloquear un tiempo con uno mismo que también sea visible en el calendario compartido del equipo.
5. Pequeñas victorias.
Muchas distracciones tienen diversos niveles de estrés de acuerdo a las consecuencias que conllevan no realizar ciertas acciones Y en lugar de diferir su abordaje lo mejor es atacarlas de inmediato. Por ejemplo, si las preocupaciones son algunas cosas como agendar una reunión, un llamado telefónico, enviar un documento por correo electrónico, hacer una transferencia. Un buen truco para evitar distracciones constante con estos pequeños temas pendientes consiste en realizar inmediatamente aquellas acciones que duran menos de dos minutos. De este modo se tachan las tareas pendientes y se libera energía mental para concentración.
Estrategias externas
En otras ocasiones son las personas las que nos sacan del foco por distintos motivos. Para abordar estas situaciones se pueden desarrollar estrategias efectivas para colaborar sin perjudicar los propios momentos de avance en grandes tareas o proyectos.
1. Buenos Acuerdos.
Estar disponible a las solicitudes de los demás compañeros de trabajo siempre es valorable, pero si esto tiene altos costos personales como extensión de la jornada de trabajo más allá de los límites razonables es recomendable buscar un justo medio. Elaborar acuerdos o pactos entre compañeros de trabajo es una buena solución para evitar las constantes interrupciones durante la jornada laboral. Una buena forma consiste en compartir el calendario con los demás compañeros de trabajo, de modo que los demás tengan claridad cuando estás ocupado o disponible. Otra estrategia consiste en negociar los tiempos de las solicitudes. Es decir, Indicando los momentos para conversar o discutir, Puede ser a mediodía o en la tarde.
2. Crear agendas.
Cuando compartimos proyectos Y responsabilidades van surgiendo inevitablemente cuestiones que tienen que ser abordadas. Por esto, en lugar de estar abordando uno a uno estos temas durante el día, una buena práctica es tomar nota de estos requerimientos y acordar mutuamente un momento para tratar todos los temas pendientes. De este modo al abordar esta agenda de manera intencionada, los resultados o soluciones suelen ser mucho más efectivas.
3. Bloquear notificaciones en reuniones.
Muchas reuniones son poco efectivas o se alargan demasiado en parte porque sus integrantes no están comprometidos en el tema. Si mientras una persona expone y otras atienden notificaciones de mensajería instantánea o correos electrónicos en sus dispositivos digitales se socava el poder del equipo y se debilitan los vínculos. Para esto Una buena estrategia es que el líder de la reunión solicitar explícitamente bloquear notificaciones, o dejar los teléfonos con sus pantallas hacia abajo, para trabajar de manera consciente y con toda la atención disponible.
4. Correo en modo asincrónico.
En algunos equipos existe la creencia errónea que el correo electrónico debe ser respondido de manera inmediata como si fuera una herramienta de comunicación instantánea. Y por lo tanto algunos piensan que su aporte más importante es responder inmediatamente un mensaje. De este modo, constantemente interrumpen su flujo de trabajo con cada correo entrante. La estrategia en este ámbito consiste en establecer ciertas prácticas compartidas respecto a los tiempos de respuesta del correo. Lo primero, es revisar el buzón de entrada varias veces durante el día. Lo segundo, es responder los mensajes en un lapso no mayor de 24 horas. Tercero, crear un acuerdo compartido respecto a las urgencias. Para las urgencias están las llamadas telefónica. De esta manera, se evita el estrés constante y los equipos adquieren un ritmo de trabajo equilibrado.
5. Llevar a caminar un problema.
Hay ciertas preocupaciones o problemas complejos que no se resuelven fácilmente Y pueden consumir gran parte del tiempo y energía. Una estrategia creativa consiste en salir a caminar por un lugar tranquilo, despejado para procesar el asunto y clarificarlo de mejor manera. Así, al momento de volver, si se ha logrado resolver o mirar con nuevas luces el problema, se estará plenamente presente y comprometido.
Las distracciones sacan del camino, desvían la atención, roban el tiempo y la energía. Afortunadamente ser consciente de las distracciones tanto internas como externas y contar con estrategias adecuadas para controlarlas permiten llevar la efectividad personal al siguiente nivel.