“Si no anotas nada, eso conseguirás”
(Jeroen Sanngers)
El primer paso en el camino de la productividad personal es capturar información. En otras palabras, si no tomas nota, si no registras, si no escribes en un sistema confiable, sea una libreta o algún sistema digital, es altamente probable que tu mente se mantenga capturada por un sin fin de preocupaciones y no este disponible para ayudarte en lo que quieres hacer aquí y ahora. Sólo si logras el hábito de registrar podrás romper las cadenas del estrés.
La base biológica del método
El supuesto que esta detrás es que el cerebro no es confiable como sistema para recordar muchas cosas al mismo tiempo. De hecho la memoria a corto plazo puede recordar entre siete y nueve cosas. Además, el esfuerzo que hace nuestro cerebro “por no olvidar” algo es enorme. Por esto, no resulta extraño que si no tenemos un método personal de productividad y tenemos diversos frentes abiertos que no hemos procesado adecuadamente (familia, trabajo, finanzas, estudios, salud…) terminemos al final del día muy cansados, porque el subconciente se mantiene en estado de alerta para prevenirnos de las pequeñas o grandes catástrofes que se aproximan si no hacemos nada. Por eso es recomendable generar un sistema externo que sea confiable para registrar las diversas preocupaciones y luego procesarlas. Y aquí esta la genialidad del método creado por David Allen Getting Things Done. (GTD). Pues este , después de observar, ayudar y hacer seguimiento durante muchos años a diversas personas que no lograban tener un ritmo de vida satisfactoria abrumados por sus preocupaciones, logro entregarles una disciplina que contribuye al flujo de las cosas tanto personales como laborales.
Qué es Capturar
Por captura entendemos el registro de toda cosa incompleta que conlleve una acción. Un correo electrónico, un llamado telefónico, un pedido de un amigo o un jefe; un ofrecimiento hacia los hijos o hacia el equipo de trabajo; un deseo de algo que gustaría hacer en el futuro; un problema a resolver tan pronto se pueda. En fin, se trata de vaciar la mente en un sistema confiable. Ahora bien, considerando que toda captura conlleva al acción, estos registros los podemos denominar tareas, para indicar que son cosas que vamos a hacer tan pronto sea posible o cuando estemos en el contexto adecuado.
Cuanto Tiempo
Tanto si tienes el propósito o ya te estas iniciando en el arte de productividad personal la pregunta casi obligada es ¿cuanto tiempo me tomará crear un sistema confiable de tareas fuera de mi cabeza? La respuesta: tanto tiempo como sea necesario para que el registrar se transforme en una actividad inconsciente. Es decir, se requiere la práctica necesaria para adquirir un nuevo hábito. Y aquí entran a jugar otros factores: motivación , hábitos previos, disposición a aprender algo nuevo, tolerancia a la frustración, resiliencia. Ahora bien, considerando lo anterior y sobre la base de tener la voluntad de practicar diariamente, en un escenario optimista uno se podría demorar 21 días y en un escenario realista un par de meses, en adquirir el hábito de registrar todo y crear un sistema confiable fuera de la cabeza.
Sistemas de Registro.
Si bien es cierto, recomiendo aplicaciones y en lo personal tengo una que utilizo en mi teléfono inteligente y en mi computador, la base para mi, es la libreta de notas. El papel y el lápiz son las herramientas tecnológicas más confiables a lo largo de la historia. Pensemos que en la antigüedad… no existían ni Iphone, ni Ipad, ni computadores y con solo papel y lápiz los romanos construyeron imperios. Con lápiz y papel Miguel Ángel diseño sus obras de arte. Por lo tanto, si bien es cierto que en los ambientes tecnológicos IOS o Android existen muchas herramientas de productividad sobre la base de GTD, recomiendo siempre llevar una buena libreta de notas para registrar todo.
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